“Coach, leer mij helder en duidelijk zeggen wat ik wil zeggen. Het zit allemaal in mijn hoofd, logisch, gestructureerd, duidelijk. Complexe problemen kan ik aan, ik analyseer, ik puzzel een tijdje aan creatieve oplossingen, en meestal vind ik de oplossing waar mijn klant tevreden mee is”
Aan het woord is een ingenieur die software oplossingen op maat levert. Hij werkt voor een jong en snel groeiend bedrijf, waar kwaliteit en creativiteit even belangrijk zijn als snelheid. Op de universiteit was hij bij de kopgroep van het peloton, alle jaren succesvol met onderscheiding geslaagd. Hij had één mondeling examen afgelegd in vijf jaar. Nu hij vier jaar in het bedrijfsleven zit, wordt hij geconfronteerd met mensen die hem niet goed begrijpen.
Jaar na jaar verneemt hij op zijn evaluatiegesprekken dat hij inhoudelijk sterk is, collegiaal en sociaal ook, maar, dat hij niet duidelijk genoeg communiceert. Klanten begrijpen zijn uitleg niet of nauwelijks. Intussen heeft hij als expert drie mensen die hem assisteren in projecten, ook zij hebben moeite om hem te begrijpen. Wat is hier aan de hand? De jonge man bedoelt het goed, hij wil zijn informatie delen, maar men begrijpt hem niet of verkeerd. Men klaagt er over dat hij stappen overslaat bij zijn betoog, dat hij geen structuur heeft, dat hij zelf de draad soms kwijt is en zich in details verliest. Jammer. Wat kan je daar aan doen? Als hij een rapport schrijft of een mail, dan is die duidelijkheid en structuur er wel. En mondeling gaat hij de mist in.
Omdat het bedrijf in hem een potentiële projectleider ziet wil men investeren in zijn persoonlijke ontwikkeling. Ik ontmoet hem in mijn praktijk. We bespreken de problematiek, de historiek en de doelstelling. Na een half uur is het ook voor hem duidelijk: “mijn doel is om mij helder en krachtig uit te drukken. Ik wil zo goed mogelijk kunnen uitleggen wat er in mijn hoofd zit. Ik wil dat men 100 % begrijpt wat ik wil zeggen. Maar hoe zeg ik het?” We beginnen meteen te oefenen. Ik vertel hem dat ik vanaf nu mijn “trainerspet” op zet. De coach stimuleert leren, dat was het eerste half uur van onze meeting. Een trainer begeleidt het leerproces en geeft instructie en advies. “Dat is dan duidelijk, laat er ons invliegen” zegt de jonge ingenieur.
De basis van succesrijke communicatie is constructief denken. Het is denken in een taal die toekomstgericht is, die de problemen heel kort benoemt, en de oplossingen stap voor stap formuleert in positieve taal. Rustig, doordacht en met krachtige woorden. Dat vergt training. De zinnen korter maken. Iedere stap checken of de andere partij het begrepen heeft. De reden van de onduidelijkheid is vaak ongeduld, onzekerheid, stress… Dus de basishouding van iemand die helder en krachtig communiceert is “rust”. Een arts die rust uitstraalt en duidelijk spreekt wordt beter begrepen door zijn patiënt. Uit respect voor de klant, de patiënt, de toehoorders uit het publiek praat je duidelijk, en gebruik je taal op hun niveau. Te vaak willen sprekers hun professionaliteit en expert-niveau demonstreren. Daardoor verliest men de connectie met de toehoorder(s). Een goede spreker kan het publiek boeien en gemotiveerd houden om aandachtig te blijven.
Helder, krachtig en duidelijk communiceren begint bij de voorbereiding. Breintraining. Met korte zinnen, met enkele woorden, raak mikken. Oefenen onderweg in de auto, luisteren naar geschoolde radiostemmen, meer vragen stellen en minder lange antwoorden formuleren. Dat zijn enkele tips om er aan te beginnen. Hou het kort en het wordt krachtiger en helder. Want in het hoofd van de ingenieur is de oplossing dat al: helder. De vertaalslag naar de klant of de collega is “aan te leren”. Met de juiste techniek, de juiste focus en honderd procent motivatie is het doel te bereiken.
“Coach, mijn laatste meeting ging het al veel beter, ik blijf trainen”. Dat zag ik op mijn scherm verschijnen, een week na onze meeting. Ik stimuleer mijn klanten om veel te oefenen en ’s avonds of onderweg in de auto eens rustig te evalueren. En het in korte zinnen te noteren. Een dagelijkse reflectie op je prestatie verbetert de volgende prestatie. Helder?
